Wodurch entscheidet sich die Weiterentwicklung des Controllings bei NTT DATA von anderen Unternehmen?
Alexandra Hiendlmeier: Da unser Business durch unser stark wachsendes Projektgeschäft bestimmt wird, sind die Controlling-Aufgaben nicht 1:1 mit herkömmlichen Unternehmen vergleichbar. Bei NTT DATA laufen derzeit mehr als 2.500 Projekte parallel. Daher hat Projektcontrolling bei uns einen hohen Stellenwert. Das haben wir bei unserer Repositionierung aufgegriffen. Jetzt können die Projektmanager im Tandem mit den Projektcontrollern partnerschaftlich Chancen und Risiken frühzeitig erkennen und bewerten.
NTT DATA begleitet ja auch viele Unternehmen aktiv in ihrer digitalen Transformation?
Alexandra: Ja, daher ist es nur konsequent, dass wir uns gefragt haben, welche neuen digitalen Technologien uns zur Verfügung stehen, um uns operativ zu entlasten und Arbeitsabläufe zu verbessern, damit wir uns mehr auf Analyse und Unterstützung des Business konzentrieren können. Robotic Process Automation, oder kurz RPA, bietet sich auch im Controlling an, standardisierte Prozesse zu automatisieren und so mehr Freiraum für qualitativ hochwertige Arbeit zu schaffen. Wir testen beispielsweise gerade in einem Pilotprojekt, wie Robotic Process Automation die Effizienz beim Monatsabschluss erhöhen kann.
Timm Kruse: Neue Technologien führen zu neuen spannenden Arbeitswelten und können uns einerseits monotone Arbeiten abnehmen, eröffnen uns also Freiräume, sich auf die eigentlichen wertschöpfenden Aufgaben zu konzentrieren und ermöglichen es uns andererseits, vernetzter über Abteilungsgrenzen hinweg dynamischer und agiler zu arbeiten. Um richtig agil sein zu können, ist auch der Abbau von Hierarchien notwendig. Nahezu alle Unternehmen, die sich intensiv mit den digitalen Möglichkeiten zur Optimierung von Geschäftsprozessen und Entwicklung von datenbasierten Geschäftsmodellen auseinandergesetzt haben, fokussieren auf die Verankerung einer agilen, dynamischen Unternehmenskultur in den Organisationen.
Was waren die wesentlichen Treiber, um das Controlling zu transformieren?
Alexandra: Die Anforderungen und die Erwartungshaltung an das Controlling haben sich verändert. Als ich die Leitung für das Controlling übernahm, hatte ich ganz klar das Ziel vor Augen, unseren Bereich schneller, agiler und dynamischer zu gestalten. Da ich selber schon seit 18 Jahren im Beratungsgeschäft in unterschiedlichen Positionen tätig bin, habe ich schnell erkannt, dass wir zu viel Zeit in das rückwärtsgerichtete, reine Zahlenreporting aufwendeten.
Welche Rolle spielt dabei die Unterstützung von Timm Kruse und eure CFO, Ilka Friese?
Alexandra: Jeder Veränderungsprozess braucht ein starkes Commitment und Vertrauen seitens des Managements. Wir hatten den klaren Auftrag, den CFO Bereich der Zukunft zu entwickeln und das Steuerungsmodell von NTT DATA fit für die Zukunft zu machen. Das heißt schneller reagieren zu können und Entwicklungen möglichst früh zu erkennen. Um ein modernes und digitalisiertes Controlling aufzustellen, haben wir ein Kernteam aus Controlling, HR, Ilka Friese und Timm Kruse gebildet. Die Unterstützung von Timm als erfahrener Transformation Consultant, der normaler Weise in Kundenprojekten arbeitet, war extrem wertvoll. Jemanden von außen mit Methoden- und Prozess-Know-how einzubinden, beschleunigt die Veränderung erheblich. Und Timm hat uns viele Stolpersteine aus dem Weg geräumt.
Wie seid ihr vorgegangen?
Timm: Wir haben grundsätzlich alles in Frage gestellt: Rollen, Verantwortlichkeiten, Prozesse, Methoden und Tools. Denn das Controlling steht vor zwei Herausforderungen, einerseits nimmt die Menge der Aufgaben zu und andererseits ist die Erwartung des Managements an die Qualität und Aussagekraft des Controllings stark gewachsen. Der Wandel in den vergangenen 12 Monaten war tiefgreifend. Es handelte sich nicht um ein simples Re-Engineering, sondern eine echte Transformation. Oder anders formuliert: Wir haben das Haus nicht nur ein wenig renoviert, sondern eine Kernsanierung umgesetzt. Wichtig ist, ein klares Ziel vor Augen zu haben, welches jeder Mitarbeiter verinnerlicht hat und für sich eine Perspektive darin erkennt. Zu diesem Zweck haben wir u.a. Team- und Mobilisierungsworkshops aufgesetzt und viele Einzelgespräche geführt. Nur so gelingt es, alle zu motivieren, auch wenn es mal schwierige Situationen im Transformationsprozess zu meistern gilt.
Was habt ihr erreicht?
Alexandra: Grundsätzlich wollten wir mehr Zeit für qualitativ-hochwertige Arbeit bekommen. Für das Controlling von morgen, das dem Management beratend zur Seite steht, braucht es Zeit für tiefergehende Analysen und die Interpretation der Ergebnisse. Wie kann ich durch eine strukturierte Analyse meiner Daten Impulse für das Business generieren? Welche Chancen und Risiken ergeben sich daraus für die Zukunft? Das sind die Fragen, die ein modernes Controlling beantworten können muss.
Stichwort Value Creation by Controlling − was hat sich geändert im Vergleich zu früher?
Alexandra: Value Creation by Controlling zeigt sich unter anderem darin, dass wir uns von einem stark vergangenheitsorientierten Controlling zu einer schnelleren und dynamischen Service Unit gewandelt haben, die von der reinen Berichterstattung in den konstruktiven Dialog mit dem Top-Management getreten ist. Wir werden nun in die mittelfristige Strategieplanung miteinbezogen und zeigen auf, welche zukünftigen Chancen und Risiken sich aus unserer Sicht ergeben.
Des Weiteren spart uns die Standardisierung der Controlling-Prozesse Zeit und Kosten und führt zu einer besseren Vergleichbarkeit der Geschäftsbereiche.
Wo wir den Mehrwert, den wir schaffen, auch wahrnehmen ist in der gestiegenen Wertschätzung des Business. Ob im Rahmen des Angebotsprozesses oder der Projektplanung, heute kommen die Business Units bereits frühzeitig und aktiv auf uns zu, um unsere Fachexpertise einzuholen und um Unterstützung zu bekommen.
Und wie hat die japanische NTT DATA Unternehmenskultur dabei auf die Transformation gewirkt?
Timm:
"Wenn du schnell vorankommen willst, geh allein. Wenn du weit kommen willst, geh den Weg mit anderen gemeinsam“,
lautet ein altes Sprichwort: Unsere auf Langfristigkeit und Nachhaltigkeit ausgelegte japanische Wertekultur umschreibt dies gut und war sicher auch ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die gelungene Controlling Transformation.
Mehr zu der neuen Rolle des Projektcontrollers in Kürze in diesem Blog.