Die NTT DATA Deutschland SE, mit Sitz in Hans-Döllgast-Straße 26, 80807 München, die in ihrer Funktion als die für die Verarbeitung Verantwortliche (die „Gesellschaft“) handelt, stellt diese Datenschutzerklärung („Erklärung“) bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Bewerberdaten als eine betroffene Person (weitere Details siehe unten) für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke zur Verfügung. Diese Erklärung gilt auch für die Standorte der Gesellschaft in Österreich und in der Schweiz.
Aufgrund geschäftlicher Erfordernisse und Initiativen ist es in bestimmten Fällen möglich, dass die Gesellschaft NTT DATA Europe & Latam, S.L.U. (nachfolgend: NTT DATA EMEAL) und ihre verbundenen Unternehmen im Zusammenhang mit den in dieser Erklärung aufgeführten Aktivitäten als gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortliche handeln. In einem solchen Fall können Sie sich an NTT DATA EMEAL oder ein anderes in Anhang I aufgeführtes verbundenes Unternehmen wenden. Wenn ein solcher Fall eintritt, werden wir Sie rechtzeitig über die gemeinsame Verantwortlichkeit und die Aufteilung der von der jeweiligen Partei wahrgenommenen Aufgaben informieren.
Wir bitten Sie, diese Erklärung sorgfältig zu lesen. Falls Sie Fragen zu Ihren Rechten und Pflichten im Zusammenhang mit dem Schutz personenbezogener Daten haben, können Sie uns unter der hier angegebenen E-Mail-Adresse erreichen: dataprotection-germany@nttdata.com
Sofern in diesem Dokument nichts anderes festgelegt ist, haben die in dieser Erklärung verwendeten Begriffe dieselbe Bedeutung wie in den jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Regelungen.
Die Erklärung gilt für alle Bewerberinnen und Bewerber, die sich einem Auswahlprozess durch die Gesellschaft unterziehen. Eine Bewerberin/ ein Bewerber ist eine natürliche Person, die sich auf eine offene Stelle bei der Gesellschaft beworben hat, um danach Mitarbeiterin/ Mitarbeiter der Gesellschaft zu werden.
„Bewerberinnen“ und „Bewerber“ werden nachfolgend auch als „Sie“ oder die „betroffene Person“ bezeichnet.
Bevor Sie einen Arbeitsvertrag abschließen, und während des Auswahlprozesses kann es passieren, dass die Gesellschaft Daten über Sie erfasst. Diese Informationen bezeichnen wir als „personenbezogene Daten“. Dazu zählen:
Die Gesellschaft kann auch besondere Kategorien von Daten verarbeiten. Zu diesen Daten gehören Hintergrundprüfungen (in dem Umfang, in dem diese zulässig und nach lokalen Gesetzen unbedingt erforderlich sind), Gesundheits-/ medizinische Informationen oder Grad einer Behinderung, Informationen über die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, Daten, aus denen die Rasse oder ethnische Herkunft, die politische Meinung oder religiöse Überzeugungen hervorgehen, sowie biometrische Daten, wenn dies erforderlich, gerechtfertigt und dem verfolgten Zweck angemessen ist.
Bitte beachten Sie, dass es sich bei der vorstehenden Aufzählung um Beispiele für von der Gesellschaft verarbeitete personenbezogene Daten handelt. Diese Liste ist nicht vollständig. Sollte also die Verarbeitung anderer als der oben genannten personenbezogenen Daten erforderlich sein, werden Sie von der Gesellschaft unverzüglich und gesetzeskonform informiert.
Ihre personenbezogenen Daten können u. a. auf folgende Weise erfasst werden:
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist erforderlich, um Ihre Anfrage als betroffene Person vor dem Abschluss eines Arbeitsvertrags zu analysieren und zu bearbeiten. Eine Weigerung, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen, würde es uns unmöglich machen, das Auswahlverfahren durchzuführen und abzuschließen, was auch bedeutet, dass wir keine Möglichkeit hätten, Ihnen ein Beschäftigungsangebot zu machen.
Die Gesellschaft verarbeitet die personenbezogenen Daten unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regelungen für die folgenden Zwecke und auf folgender Rechtsgrundlage:
Zur Bearbeitung der Bewerbung der betroffenen Person vor Abschluss eines Arbeitsvertrages
Zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten
Im Rahmen des berechtigten Interesses
Besondere Datenkategorien werden nur zu spezifischen Zwecken verarbeitet, z. B. Gesundheits-/ medizinische Informationen, um Rücksicht auf eine Behinderung oder Krankheit nehmen zu können und Arbeitsgeberleistungen zu ermöglichen. Wir verwenden, wie hier beschrieben, besondere Datenkategorien nur für die genannten Zwecke und gemäß den gesetzlichen Vorschriften.
Ihre personenbezogenen Daten werden elektronisch und manuell verarbeitet und durch angemessene Sicherheitsmaßnahmen geschützt. Um dies sicherzustellen, ergreift die Gesellschaft angemessene administrative, technische, personelle und physische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Diese Maßnahmen entsprechen den geltenden Datenschutz- und Datensicherheitsgesetzen und -vorschriften und beinhalten den Schutz personenbezogener Daten vor Missbrauch oder versehentlicher, unrechtmäßiger oder unbefugter Zerstörung, Änderung, Weitergabe, Aneignung sowie versehentlichem, unrechtmäßigem oder unbefugtem Verlust oder Zugriff. Dies bedeutet auch, dass Dienstleister verpflichtet werden, geeignete Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und Sicherheit personenbezogener Daten zu ergreifen.
Zu diesen Sicherheitsmaßnahmen gehören u. a.:
Weitere Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch IT-Systeme, Internet und E-Mail finden Sie in den von der Gesellschaft erlassenen Richtlinien.
Die Gesellschaft kann Ihre personenbezogenen Daten zu den in dieser Erklärung genannten Zwecken an andere Unternehmen der NTT Data Group (Group bedeutet alle Unternehmen, die der Kontrolle von NTT Data Japan und NTT Data Holding unterliegen) zu Berichtszwecken, zu administrativen und anderen Zwecken im Zusammenhang mit der Konzernorganisation weitergeben. Diese Unternehmen können sich innerhalb des EWR oder des Landes der Gesellschaft oder außerhalb des EWR oder des Landes der Gesellschaft befinden, wie in Abschnitt 7 unten angegeben.
Die Gesellschaft kann personenbezogene Daten in anderen Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (der „EWR“) offenlegen, um die in Abschnitt 4 dieser Erklärung beschriebenen Zwecke zu erfüllen. Die betroffenen personenbezogenen Daten werden detailliert in Abschnitt 2 dieser Erklärung beschrieben.
Bei Übermittlungen in Länder, in denen das Datenschutzniveau als nicht mit dem in der EU (und der Schweiz) vorhandenen Standard vergleichbar angemessen angesehen wird, setzt die Gesellschaft angemessene und geeignete Maßnahmen zum Schutz der Daten ein und stellt sicher, dass die Übermittlung dieser Daten im Einklang mit den Anforderungen und Verpflichtungen der geltenden Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten steht, wie z. B. den Standardvertragsklauseln oder anderen anerkannten Übermittlungsinstrumenten.
Wenn Sie Fragen oder Anmerkung bezüglich der Art und Weise haben, wie die Gesellschaft personenbezogene Daten verarbeitet, und wenn Sie
Die gemäß dieser Erklärung erfassten personenbezogenen Daten werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens und im Ablehnungsfall für einen weiteren Zeitraum von 6 Monaten (im Falle von Bewerbungen in der Schweiz: 3 Monate) gespeichert. Die gespeicherten Daten werden nur dann verwendet, wenn dies erforderlich ist, um sie Richtern, Gerichten, der Staatsanwaltschaft oder zuständigen Behörden, insbesondere Datenschutzbehörden, zur Durchsetzung der sich aus der Verarbeitung ergebenden Rechtspflichten – und nur bis zu deren Verjährung – zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus könnten die Daten im Falle eines Rechtsstreits benötigt werden, um nachzuweisen, dass wir Bewerber und Bewerberinnen nicht auf unzulässige Weise diskriminiert haben und dass das Einstellungsverfahren fair und transparent war.
Sollten wir uns entscheiden, Ihre personenbezogenen Daten zu speichern, weil wir Sie vielleicht in Zukunft für eine offene Stelle in Betracht ziehen möchten, werden wir Sie kontaktieren und Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten für einen begrenzten Zeitraum von 2 Jahren einholen.
In jedem Fall wird die Gesellschaft Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die verarbeiteten personenbezogenen Daten für den beabsichtigten Verwendungszweck relevant sind und nicht darüber hinausgehen, und dass sie richtig und vollständig sind, um die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke zu erfüllen. Dementsprechend wird die Gesellschaft personenbezogene Daten so lange speichern, wie es für die Erfüllung der in dieser Erklärung genannten Zwecke erforderlich ist, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsfrist ist gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig, wie weiter unten beschrieben. Nach Ablauf der anwendbaren Aufbewahrungsfrist vernichtet oder löscht die Gesellschaft die personenbezogenen Daten auf sichere Weise oder anonymisiert sie.
Zusätzlich zu den in Abschnitt 8 dieser Erklärung aufgeführten Rechten und gemäß den datenschutzrechtlichen Regelungen, haben Sie je nach der Rechtsgrundlage, auf der die Daten verarbeitet werden, zu jedem Zeitpunkt das Recht:
Zusätzlich zu den in Abschnitt 8 dieser Erklärung aufgeführten Rechten und gemäß den datenschutzrechtlichen Regelungen, haben Sie je nach der Rechtsgrundlage, auf der die Daten verarbeitet werden, zu jedem Zeitpunkt das Recht:
Die Gesellschaft behält sich vor, diese Erklärung zu ändern oder zu aktualisieren. Über alle Änderungen dieser Erklärung wird im Voraus informiert und sie treten in Kraft, wenn wir die überarbeitete Erklärung veröffentlichen, sofern datenschutzrechtliche Regelungen nichts anderes vorschreiben.