Robotic Process Automation im Backoffice | NTT DATA

Fr, 24 April 2020 - 15 Minuten

Robotic Process Automation im Backoffice

Beispiele und Hintergründe

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RPA entwickelt sich zum Universalwerkzeug für die Automatisierung von Unternehmensabläufen in der Finanzindustrie.

Der Artikel demonstriert die Möglichkeiten anhand von Beispielen und gibt Hinweise für den erfolgreichen Einsatz von RPA, unter anderem in der Wertpapierabwicklung.

Kosten reduzieren und gleichzeitig neue Regularien erfüllen – diese Herausforderung ist für die meisten Finanzinstitute nicht neu, doch in Kombination mit dem sich verschärfenden Fachkräftemangel drängender denn je. Konkret zeigt sich das unter anderem an Programmen wie BIRD(1) und IReF(2), mit denen die Regulierungsbehörden einheitliche Regelungen für das Reporting sowohl bankenintern als auch im Zusammenspiel mit den europäischen Zentralbanken implementieren wollen. Kürzel wie BCBS 239, AnaCredit oder GT-VO stehen beispielhaft für die vielen aufsichtsrechtlichen, bilanziellen und steuerlichen Richtlinien, die allein beim Erstellen von Berichten und Speichern von Informationen zu beachten sind. Um den dadurch verursachten Zusatzaufwand zu beherrschen, lautet die Devise: „Prozesse automatisieren“. Damit lassen sich gleichzeitig die strukturellen Ausgaben verringern, was Experten wie Bafin-Chef Huxfeld immer wieder fordern(3). Robotic Process Automation (RPA) ist deshalb zwingend erforderlich, um die aktuellen Herausforderungen im Zuge der digitalen Transformation des Finanzgeschäfts zu meistern – auch durch die Kombination mit Verfahren der Künstlichen Intelligenz (KI).

Altanwendungen bremsen Automatisierung
Bislang scheitert eine durchgängige Automatisierung von Banking-Prozessen häufig an veralteten, schlecht dokumentierten Bestandsanwendungen. Nur mit hohem Zeitaufwand und beträchtlichen Risiken lassen sich die in den etablierten Instituten vorherrschenden LegacyInfrastrukturen grundlegend modernisieren. Doch angesichts der wachsenden Konkurrenz durch FinTechs sind schnelle Veränderungen gefragt. Darüber hinaus erhöhen die großen Tech-Giganten Amazon, Google, Facebook und Apple (AGFA) den Druck zusätzlich. Laut einer aktuellen Studie von NTT DATA [2019] sehen mehr als 80 Prozent der befragten Führungskräfte in den Bereichen Financial Services und Insurance Services ihre neuen Hauptkonkurrenten in Amazon und anderen Tech-Giganten. In dieser Situation bietet sich RPA als Lösung an: Da Softwareroboter die vorhandenen Anwendungen ähnlich bedienen wie menschliche Benutzer, können sie einfache, hoch repetitive Tätigkeiten wie beispielsweise Kontoabstimmungen, Kommunikation mit externen Partnern wie Börsen und Zentralverwahrern oder die Auswertung von SWIFT-Nachrichten und Wertpapierbewegungsdaten innerhalb kürzester Zeit automatisch ausführen. In wenigen Tagen schon ist ein Roboter in der Lage, auch komplexe Abläufe zu übernehmen. Mit zunehmender Erfahrung im Einsatz der neuen Technologie verkürzt sich dieser Zeitraum. Ein positiver Business Case ist in der Regel innerhalb eines Jahres zu erreichen. Vor diesem Hintergrund erscheint es wenig überraschend, dass Unternehmen weltweit bereits seit Jahren mit der neuen Technologie experimentieren. Der anhaltende Fachkräftemangel treibt diese Entwicklung zusätzlich an. Insbesondere die Backoffice-Bereiche Wertpapierabwicklung und Zahlungsverkehr verlieren in den nächsten Jahren viele Mitarbeiter an den Ruhestand. Für qualifizierten Nachwuchs sind die freiwerdenden Stellen häufig nicht interessant. Wenn Roboter möglichst viele langweilige Routinetätigkeiten übernehmen, können Banken ihren Fachleuten attraktivere Arbeitsplätze bieten und sie so ans Unternehmen binden.

Wirtschaftliche Vorteile
Zu den Charakteristika der Software-Roboter gehört, dass sie jeden einmal programmierten Prozess immer gleich ausführen. Fehler durch Auslassen einzelner Arbeitsschritte treten ebenso wenig auf wie nachlassende Aufmerksamkeit oder Ablenkung durch die äußere Umgebung. Gleichzeitig dokumentieren sie jeden Arbeitsschritt. So ist jederzeit nachvollziehbar, wann welcher Arbeitsschritt ausgeführt wurde und mit welchem Ergebnis. Das erleichtert und beschleunigt interne Audits, aber auch die Zusammenarbeit mit den Regulierungsbehörden, weil volle Transparenz über die tatsächlich abgelaufenen Prozesse besteht – unabhängig von menschlicher Wahrnehmung. Hinzu kommt: Da ein Roboter in der Regel 24 Stunden pro Tag verfügbar ist, erbringt er bei optimalem Einsatz die Leistung von bis zu vier Vollzeitkapazitäten.

Vom richtigen Umgang mit den digitalen Kollegen
Wenn trotz dieser Vorteile in der Vergangenheit so mancher Proof of Concept scheiterte, lag das vor allem daran, dass Unternehmen Roboter an der IT vorbei in Fachabteilungen einsetzten, ohne dabei auf die erforderliche Governance zu achten. Es wurde schlichtweg übersehen, dass ein nachhaltiger Nutzen für das Unternehmen nicht durch das Programmieren eines einzelnen Roboters für eine einzige Aufgabe entsteht, sondern durch Skalieren auf möglichst viele, möglichst hoch ausgelastete RPA-Instanzen. So wählten Unternehmen für Automatisierungsvorhaben Prozesse aus, die entweder nicht genug Einsparungspotenzial boten oder zu selten ausgeführt werden, um wirtschaftlich relevanten Nutzen zu stiften. Oft wurde der zugrunde liegende Business Case nicht sauber durchdacht oder zur Freigabe des Unterfangens zu positiv gerechnet. Die mangelnde Lieferung der erwarteten Einsparungen führte dann schnell zu Zweifeln am Nutzen der Technologie als solcher. Widerstand in der nicht genügend eingebundenen Belegschaft führte ebenfalls zu vermeidbaren Problemen in der Umsetzung. Auch manche Führungskräfte akzeptieren die Automatisierung nur widerwillig, weil die Zahl ihrer Mitarbeiter für sie ein Statussymbol darstellt.

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