Zusammenfassung
Aero entwickelte gemeinsam mit NTT DATA einen KI-Assistenten auf Basis von Microsoft Copilot Studio, der den Mitarbeitenden den direkten Zugriff auf mehr als 400 Stunden Trainingsinhalte ermöglicht. Integriert in Microsoft Teams, erleichtert Wingman die Suche nach konkretem Wissen, während zugleich alle Inhalte sicher in der Microsoft-365-Umgebung von Aero gespeichert werden.
Die Herausforderung
Mitarbeitende bei der Suche der passenden Trainingsinhalte unterstützen
Aero Vodochody ist ein führendes Unternehmen in der Luft- und Raumfahrt sowie Hersteller von Militär- und Trainingsflugzeugen. Um die eigene operative Agilität weiter zu steigern, modernisierte das Unternehmen seine bodenseitigen Prozesse mit einer neuen ERP- und PLM-Plattform.
Ein zentraler Erfolgsfaktor dieses Transformationsprojekts war die Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen Systemen. Über einen Zeitraum von drei Monaten nahmen mehr als 100 Key User an umfangreichen Trainings teil. Dabei entstanden mehr als 400 Stunden Videomaterial, das in Microsoft SharePoint abgelegt wurde. Diese Inhalte mussten nicht nur leicht auffindbar und durchsuchbar sein, sondern auch vollständig innerhalb der geschützten Microsoft-365-Umgebung des Unternehmens verbleiben – ein zwingendes Erfordernis in einem stark regulierten Defense-Umfeld.
„Wir hatten extrem viel Trainingsmaterial, hunderte Stunden an Videos und Transkripten“, sagt Martin Soukup, CIO von Aero Vodochody. „Niemand kann sich all das merken. Wir wollten, dass Mitarbeitende einfach eine Frage stellen können und innerhalb von Sekunden eine sinnvolle Antwort erhalten, statt sich durch komplette Aufzeichnungen zu klicken.”
Aero verfügte bereits über Lizenzen für Microsoft 365 Copilot und hatte erste eigene Tests durchgeführt. „Uns gefiel die Idee, Trainingsvideos über einen Chatbot zu durchsuchen und direkt eine KI-gestützte Antwort inklusive Verweis auf das relevante Video und den exakten Zeitstempel zu erhalten.“ Der Umfang des Vorhabens machte jedoch schnell deutlich: Für die Umsetzung war externe Unterstützung notwendig.
NTT DATA lieferte eine schnelle und effiziente Lösung auf Basis unserer bestehenden Microsoft-Infrastruktur. Wir brauchten keine neuen Systeme und keine komplexen Integrationen. Das Team verstand unsere Situation sofort und präsentierte innerhalb weniger Tage einen funktionierenden Prototyp. Das gab uns das Vertrauen, das Projekt weiter auszubauen.“
Die Lösung
Wingman entwickeln mit Microsoft Copilot Studio
„Wir hatten bereits erfolgreich mit NTT DATA an früheren Automatisierungsprojekten gearbeitet“, sagt Martin Soukup. „Als wir Unterstützung für das Konzept eines KI-Agenten brauchten, war es naheliegend, wieder auf sie zuzugehen. Sie kennen unsere Systemlandschaft, sie kennen unsere Mitarbeitenden und sie lieferten genau das, was wir brauchten, mit minimalem Aufwand auf unserer Seite.“
In enger Zusammenarbeit mit dem IT-Team von Aero entwickelte NTT DATA den ersten KI-Agenten des Unternehmens auf Basis von Microsoft Copilot Studio. Der Assistent verknüpft Nutzeranfragen mit bereinigten Transkript-Daten aus Videountertiteln und identifiziert gezielt den relevanten Videoausschnitt. Durch die direkte Integration in Microsoft Teams ermöglicht der Chatbot es Mitarbeitenden, Fragen zu stellen und sofort präzise Antworten zu erhalten.
Das erste System erhielt den Namen „Orion Wingman“ – „Orion“ als Referenz auf die ERP- und PLM-Implementierung, „Wingman“ als bewusste Anlehnung an die Luftfahrt. So wie ein Wingman den führenden Piloten unterstützt, hilft der KI-Assistent den Mitarbeitenden von Aero dabei, sich in komplexen Informationen zurechtzufinden und während der digitalen Transformation den Kurs zu halten.
Der Erfolg des ersten Piloten führte schnell zu einer Ausweitung der Lösung. „Wir haben Wingman um HR-Dokumente, IT-Leitfäden und Qualitätsstandards ergänzt“, erklärt Soukup. „Heute können alle rund 1.200 Mitarbeitende des Unternehmens Informationen gezielt abrufen. Es ist, als hätte man einen sachkundigen Kollegen, der niemals schläft.“
Die erweiterte Lösung trägt den Namen „Aero Wingman“. Sie greift auf Dokumente in SharePoint sowie auf Inhalte aus dem Intranet zu und arbeitet für spezialisiertere Anfragen mit domänenspezifischen Subagenten wie etwa HR Wingman oder IT Wingman. Die Antworten werden rollenbasiert angepasst: IT-Ingenieur:innen erhalten detaillierte technische Hinweise, während HR-Mitarbeitende kompakte Prozessinformationen sehen. Dieses Design machte den KI-Assistenten im gesamten Unternehmen nutzbar, von der Fehleranalyse im Netzwerkbetrieb bis zur Klärung von HR-Richtlinien.
„Da wir vollständig in Microsoft 365 integriert sind und SharePoint nutzen, ist das Teilen von Informationen für uns sehr einfach“, sagt Soukup. „Inzwischen gibt es weitere Teams, die ebenfalls einen eigenen KI-Wingman einsetzen möchten, zum Beispiel unser Entwicklungsteam.“
Wingman wird über Copilot Studio direkt in Microsoft Teams bereitgestellt. Sämtliche Unternehmensdaten verbleiben dabei sicher in der Microsoft-Umgebung von Aero, während Mitarbeitende abteilungsübergreifend schnellen Zugriff auf relevantes Wissen erhalten.
Wir hatten extrem viel Trainingsmaterial, hunderte Stunden an Videos und Transkripten. Wir wollten, dass Mitarbeitende einfach eine Frage stellen können und innerhalb von Sekunden eine sinnvolle Antwort erhalten, statt sich durch komplette Aufzeichnungen zu klicken.”
Die Vorteile
Ein kompetenter Assistant, der niemals schläft
Mit Wingman erhalten rund 1.200 Mitarbeitende von Aero schneller und gezielter Zugriff auf internes Wissen und Trainingsinhalte.
Der KI-Assistent liefert präzise, kontextbezogene Antworten und stellt gleichzeitig sicher, dass sensible Informationen geschützt innerhalb der Microsoft-365-Umgebung des Unternehmens bleiben.
„Die Entwicklung von Wingman in Copilot Studio hatte vor allem den Vorteil, dass wir auf dem aufbauen konnten, was bereits vorhanden war“, erklärt Soukup. „Die Lösung läuft direkt in Teams, greift auf unsere SharePoint-Daten zu und benötigt keine zusätzliche Infrastruktur. Sie ist einfach, sicher und für alle verfügbar.”
Mitarbeitende sparen wertvolle Zeit und können sich darauf verlassen, mit aktuellen und korrekten Informationen zu arbeiten. Zeitaufwendiges Durchsuchen von Dateien oder erneutes Ansehen langer Trainingsvideos entfällt. Besonders positiv bewerten frühe Nutzer:innen die Möglichkeit, eine konkrete Frage zu stellen und sofort eine Antwort zu erhalten, die direkt mit dem relevanten Abschnitt im Trainingsmaterial verknüpft ist.
„Wingman hilft den Menschen, genau das zu finden, was sie brauchen, genau dann, wenn sie es brauchen, und genau darauf kommt es an“, sagt Soukup. „Eine einfache Idee mit enormer Wirkung.”
Ermutigt durch die positiven Ergebnisse plant Aero, Wingman künftig an weitere Datenquellen anzubinden, darunter ERP-Systeme und Microsoft Power BI. Damit entsteht eine belastbare Grundlage für breiter angelegte, KI-gestützte Innovationen. Mit jeder zusätzlichen Informationsquelle wird Wingman die tägliche Arbeit weiter vereinfachen und die Effizienz über Abteilungen hinweg steigern.
„Die eigentlichen geschäftlichen Vorteile liegen noch vor uns“, ergänzt Soukup. „Vor allem dem Entwicklungsteam wird die Lösung erheblich Zeit sparen.“