Herausforderung
Modernisierung der digitalen Arbeitsumgebung
Um Zusammenarbeit, Sicherheit und Effizienz gezielt weiterzuentwickeln, hat X-ELIO seine digitale Arbeitsumgebung strategisch neu aufgestellt und Microsoft 365 eingeführt. Die Migration betraf mehr als 350 Mitarbeitende in neun Ländern auf vier Kontinenten und zielte darauf ab, die Kollaboration der Teams im Arbeitsalltag grundlegend zu verbessern.
Die zentrale Herausforderung bestand in einem reibungslosen Übergang. Der laufende Betrieb musste jederzeit sichergestellt sein und gleichzeitig eine schrittweise Einführung der neuen Plattform ermöglicht werden.
Mit der neuen Arbeitsumgebung verfolgte X-ELIO mehrere Ziele:
- Stärkung der IT-Sicherheit
- Förderung einer kollaborativen Arbeitsweise über interne und externe Teams hinweg
- Einführung von GenAI-gestützten Funktionen
- Effizientere Automatisierung von Prozessen
- Demokratisierung der Entwicklung durch Low-Code-Plattformen
Für X-ELIO war die Migration in die neue technologische Umgebung ein kritisches Projekt, da sie die Arbeitsweise aller Mitarbeitenden grundlegend verändert hat. Dank des interdisziplinären Expertenteams von NTT DATA waren sowohl die technische Umsetzung als auch Change Management und Support ein großer Erfolg.“
Lösung
Schrittweise Umsetzung einer globalen Migration
Für die Einführung von Microsoft 365 entschied sich X-ELIO bewusst für NTT DATA, das seit mehr als 25 Jahren ein etablierter Microsoft-Partner ist. Ein interdisziplinäres Team aus dem Bereich Liquid Workplace stellte sicher, dass die Migration erfolgreich umgesetzt wurde und dabei sowohl die Anforderungen des Unternehmens als auch die Bedürfnisse der Mitarbeitenden im Mittelpunkt standen.
Der Projekterfolg basierte auf einem strukturierten, phasenweisen Ansatz mit einem klaren Ziel: die Migration kontrollierbar zu gestalten und die Mitarbeitenden aktiv einzubinden.
Das Projekt gliederte sich in zwei zentrale Phasen:
Analyse und Vorbereitung
Zu Beginn wurde der Status quo detailliert erfasst, einschließlich der bestehenden Nutzung, Datenvolumina und deren Verteilung über verschiedene Anwendungen. Darauf aufbauend wurden ein klarer Maßnahmenplan definiert, geeignete Migrationstools ausgewählt und das passende Lizenzmodell festgelegt.
Migration und Einführung
Die eigentliche Migration erfolgte in enger Abstimmung mit den Nutzer:innen. Dazu gehörten die Bereinigung und Strukturierung bestehender Daten, die Einführung von Microsoft 365 sowie die Migration der Inhalte. Parallel wurden Governance-Strukturen definiert und die neue Arbeitsumgebung konfiguriert und an die Anforderungen des Unternehmens angepasst. Ein begleitendes Adoptionsprogramm unterstützte die Mitarbeitenden dabei, die neuen Tools effektiv zu nutzen. Um die Akzeptanz zu fördern, wurde das Projekt mit einer eigenen Identität versehen und durch interaktive Formate wie Webinare und Gamification-Elemente ergänzt. Ein strukturierter Kommunikationsplan stellte sicher, dass der laufende Betrieb jederzeit gewährleistet blieb und Auswirkungen auf die Produktivität minimiert wurden.
Das Team des Digital Workplace Center of Excellence hat eine sichere und skalierbare Plattform aufgebaut und fortschrittliche Cybersecurity-Lösungen zum Schutz von Identitäten und Daten implementiert. Um Stabilität und Effizienz der Plattform sicherzustellen, wurden umfassende Tests durchgeführt. Unsere Erfahrung in der Umsetzung komplexer Projekte sowie unsere Expertise in modernen Technologien waren entscheidend für den Erfolg dieser Transformation.“
Ergebnis
Verbesserte Zusammenarbeit, Sicherheit und Skalierbarkeit
Mit der neuen Arbeitsumgebung hat X-ELIO zentrale Fähigkeiten etabliert, die die tägliche Zusammenarbeit und den Betrieb nachhaltig verbessern:
- Effizientere Zusammenarbeit und höhere Produktivität: Tools wie Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive ermöglichen standortübergreifende Zusammenarbeit in Echtzeit. Entscheidungen können schneller getroffen und Reaktionszeiten deutlich verkürzt werden.
- Höhere Sicherheit und Compliance: Funktionen wie Bedrohungsschutz, Datenverschlüsselung und Identitätsmanagement unterstützen X-ELIO dabei, hohe Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zuverlässig zu erfüllen.
- Skalierbarkeit und Nachhaltigkeit: Die flexible Infrastruktur von Microsoft 365 unterstützt das weitere Wachstum des Unternehmens und zahlt auf die Nachhaltigkeitsziele ein – unter anderem durch das Ziel von Microsoft, bis 2030 CO₂-negativ zu werden.
Zur Bewertung des Projekterfolgs wurden unter anderem folgende Kennzahlen herangezogen:
- 6 TB Daten in Google Drive bereinigt und konsolidiert
- 180 Supportfälle während der Migration erfolgreich gelöst
- 4 von 5 Punkten für die Zufriedenheit mit der Unterstützung
- 88,5 % Wissensstand in Microsoft 365 bei den Mitarbeitenden aufgebaut